"A regularidade não é um documento a ser expedido às pressas: é o retrato de uma gestão que mantém suas obrigações em ordem ao longo de todo o ano."

Um Fato Local que Merece Atenção Construtiva:

Na semana passada, a Prefeitura de Estância Velha anunciou a nova prestadora responsável pelo transporte coletivo municipal. A contratação ocorreu por licitação em caráter emergencial, após a tentativa de renovação com a atual operadora não avançar — segundo a Administração Municipal, por pendências na apresentação das Certidões Negativas de Débitos exigidas para a regularização contratual. A nova empresa deve iniciar a operação em novembro.

O caso foi noticiado por diferentes veículos, com o mesmo teor: Jornal do Comércio e Correio do Povo registraram que a Prefeitura destacou a regularidade fiscal como condição legal para a contratação e para a repartição de recursos públicos.

Não cabe aqui qualquer juízo sobre a empresa envolvida e a coluna não o faz. O que merece reflexão é o ensinamento que o episódio oferece a todos os que trabalham com e para empresas: um contrato relevante pode ser interrompido não por falta de competência técnica, mas por um documento que deixou de ser renovado. E isso vale muito além da esfera pública.

É compreensível que, no dia a dia, a documentação seja tratada como um detalhe operacional: a empresa está funcionando, os serviços estão sendo prestados, os clientes estão atendidos. Justamente por isso, o silêncio das certidões vencidas é tão traiçoeiro — o problema só aparece quando alguém pergunta por ele, e essa pergunta costuma vir acompanhada de um prazo.

O Que São as Certidões e Por Que Elas Funcionam como “Licença de Operação”:

Certidões negativas são declarações oficiais de que a empresa está em dia com determinadas obrigações. Quatro delas formam o núcleo da regularidade empresarial:

·         Regularidade fiscal federal: a Certidão de Regularidade Fiscal atesta a situação do contribuinte perante a Receita Federal e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional, incluindo débitos tributários e a Dívida Ativa da União.

·         Regularidade trabalhista: a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT), emitida com base no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas, comprova a inexistência de débitos com a Justiça do Trabalho.

·         Regularidade perante o FGTS: o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), emitido pela Caixa, cuja apresentação é obrigatória em licitações públicas e condição para relacionar-se com órgãos públicos e instituições oficiais de crédito.

·         Regularidade estadual e municipal: a quitação com o fisco do estado e do município da sede.

Vale conhecer também a possibilidade da certidão positiva com efeitos de negativa: ela indica pendências com exigibilidade suspense, por exemplo, em parcelamento ativo, e produz os mesmos efeitos da negativa. É um detalhe técnico que salva muitas negociações, e que só o contador consegue avaliar com segurança.

Para o leitor que gerencia uma empresa, a mensagem prática é direta: cada certidão tem uma data de validade e datas não negociam. Em um único trimestre, é comum que várias delas expirem ao mesmo tempo, e é exatamente essa sobreposição silenciosa que surpreende equipes bem intencionadas.

A Base Legal: Por Que a Regularidade É Exigência, Não Preferência:

Na contratação pública, o tema é disciplinado com clareza. A Lei nº 14.133/2021 prevê que a habilitação se divide em jurídica, técnica, fiscal, social e trabalhista e econômico-financeira. O art. 68 detalha exatamente o que se afere: inscrição no CNPJ, regularidade perante as Fazendas federal, estadual e municipal, regularidade relativa à Seguridade Social e ao FGTS e regularidade perante a Justiça do Trabalho.

O Tribunal de Contas da União sintetiza a lógica: a documentação fiscal, social e trabalhista é aferida como prova de que o contratado cumpre os encargos que a lei lhe impõe. E a mesma lei, no art. 63, estabelece um ponto que muitos gestores desconhecem: os documentos de regularidade fiscal são exigidos em momento posterior ao julgamento das propostas, e apenas do licitante mais bem classificado. Ou seja, a empresa pode vencer tecnicamente e ainda assim perder o contrato na etapa documental.

Há, ainda, um movimento que alcança o setor privado: a própria Lei de Licitações prevê a exigência de programa de integridade em contratações de grande vulto, e a prática de mercado já estende essa cobrança às cadeias de fornecedores privadas. Compliance deixou de ser diferencial de grandes corporações para se tornar condição de contrato.

Vale registrar, ainda, que essa lógica protege as duas pontas da relação. O contratante público cumpre seu dever de guardião dos recursos coletivos; o fornecedor regular ganha um ambiente mais previsível e meritocrático, em que a competência e a organização, não o improvise, definem quem permanece no mercado.

A Lição que Vale para Toda Empresa:

O que aconteceu no transporte coletivo não é um caso isolado do setor público, é a mesma mecânica que opera em licitações, credenciamentos, concessões, contratos de fornecimento com grandes compradores, acesso a linhas de crédito e habilitação em programas de fomento.

O ponto mais delicado é o efeito em cascata. Uma certidão vencida não afeta apenas o contrato em negociação: pode travar recebíveis, impedir repasses, inviabilizar participação em licitação e comprometer a reputação construída ao longo de anos. E, na maioria dos casos, o problema nasce de um detalhe administrative, um parcelamento não formalizado, uma guia recolhida em atraso, um cadastro desatualizado.

Há, também, um aprendizado de liderança nesse episódio: a regularidade precisa ser tratada como tema de gestão, e não como tema de contabilidade. Quando calendários, responsáveis e indicadores documentais circulam na rotina da diretoria, os riscos aparecem cedo, quando ainda há tempo para negociar, parcelar e corrigir sem pressa e sem prejuízo.

Checklist de Auditoria: Regularidade e Compliance em 8 Itens:

Apresentamos um roteiro simples e objetivo para avaliar o momento da sua empresa:

1. A empresa mantém um calendário de vencimento de todas as certidões? Antecipar é sempre mais barato do que remediar.

2. As certidões fiscal federal, trabalhista, FGTS, estadual e municipal são conferidas mensalmente? A rotina evita surpresas em momento decisivo.

3. Existe um responsável formal pela renovação documental? Responsabilidade definida é o que garante execução.

4. As pendências com exigibilidade suspensa estão documentadas? Parcelamentos ativos sustentam certidões com efeitos de negativa.

5. A empresa sabe quais documentos são exigidos pelos seus principais contratantes? Cada cliente tem seu rol — e ele muda.

6. Os contratos de fornecimento e parceria preveem obrigações de regularidade e integridade? A exigência se propaga pela cadeia.

7. A empresa possui programa de integridade proporcional ao seu porte, com política de conduta e canal de escuta independente, a exemplo do EthicaSense? A diligência comprovada é a melhor defesa.

8. Os indicadores de regularidade são acompanhados na rotina da liderança? O que não entra na pauta, não é gerido.

Mini Manual de 5 Passos: A Rota Prática:

PASSO 1 — Faça o inventário documental. Levante, com o contador, todas as certidões exigidas pelos seus contratantes públicos e privados, com datas de emissão e validade.

PASSO 2 — Monte o calendário de renovação. Coloque alertas com antecedência mínima de 30 dias. Documento renovado na véspera é documento em risco.

PASSO 3 — Formalize a responsabilidade. Defina quem acompanha, quem renova e quem valida e registre isso por escrito. A governança precisa de nome, não de intenção.

PASSO 4 — Trate as pendências antes que virem bloqueio. Identificada uma irregularidade, negocie ou parcele imediatamente, com orientação profissional, e guarde a documentação da tratativa.

PASSO 5 — Amplie a diligência para a cadeia. Verifique a regularidade dos seus fornecedores críticos e inclua cláusulas de integridade nos contratos. A responsabilidade, hoje, caminha junto com a cadeia.

A Regularidade como Estratégia

O episódio do transporte coletivo de Estância Velha deixa uma mensagem que serve a toda empresa da cidade e da região: competência técnica abre portas; regularidade as mantém abertas. Uma operação eficiente, com equipe qualificada e serviço bem prestado, pode ver sua continuidade interrompida por um documento que não foi renovado e essa é uma vulnerabilidade inteiramente evitável.

Para quem contrata, a lição é de diligência: verificar antes, formalizar no contrato e acompanhar durante toda a execução. Para quem fornece, é de disciplina: transformar a regularidade em rotina de gestão, e não em resposta de emergência.

A boa notícia, para as empresas de Estância Velha, é que o caminho é acessível: um calendário, um responsável, um contador atento e controles internos documentados. Em outras palavras, governança aplicada à rotina. É ela que sustenta contratos, preserva reputações e permite crescer com tranquilidade.

Dra. Daniela Pellin

Colunista do Jornal Estância Velha Notícias | CEO da Gavernan

Advogada, Especialista em Governança Corporativa e Gestão de Riscos | Criadora da Plataforma de Ética e Denúncias EthicaSense